LOS DESAFÍOS DEL GERENTE DE PROYECTOS EN LA SELECCIÓN DE PERSONAL

El éxito del proyecto se encuentra en la definición de un buen proceso de selección y reclutamiento del personal, la dirección que se le dé al grupo con base a técnicas de motivación, liderazgo y negociación por parte del gerente de proyectos y la creación de un ambiente agradable de trabajo.

Desafíos para la selección y reclutamiento de personal: Destrezas del gerente de proyectos.

El poder seleccionar un grupo ideal de trabajo, que no solo sea técnicamente calificado sino que sea en su actuar ético, responsable y comprometido con la cultura organizacional es uno de los principales desafíos del gerente de proyectos.

Entre los principales retos que tiene es procurar que el proceso de selección y reclutamiento de personal sea minucioso y previamente planificado. No sé puede dejar al azar aspectos como la personalidad y conducta de las personas que trabajaran para el proyecto y  basar la selección solo en el conocimiento de un área específica.   

El gerente y su equipo de reclutamiento deben seleccionar personas integrales, que manejen temas de otras índoles y mantengan relaciones sociales adecuadas con los compañeros de trabajo, clientes, proveedores entre otros.

Un aspecto importante es que el gerente  debe escoger personas objetivas que le ayuden a seleccionar al personal evitando el efecto halo, el beneficiar a un tercero, eligiendo realmente al personal que cumple con  todos los requisitos requeridos. Además otro de los desafíos esta en negociar el recurso con gerentes funcionales quien muchas veces acaparan dicho personal.

Debido a esto dentro de sus funciones  principales debe definir según el tiempo que dispone para el reclutamiento si  ocupa o no un ente para llevar el proceso de reclutamiento por etapas o si el departamento de RRHH lo lleva a cabo.

Una empresa que reclute personal, lo entreviste y realice pruebas psicométricas, médicas y de conducta puede ahorrar bastante tiempo. De lo contrario el departamento de RRHH debe tener dispuesto un sistema para seleccionar el mejor personal posible.

El gerente junto con el grupo selector debe:

·         Identificar la necesidad que deben solventar: en este caso  la función que se requiere otorgar a la persona a contratar.

·         Analizar alternativas de solución: buscando perfiles de personas, el conocimiento deseado y las destrezas requeridas. Una vez que se realice todo este análisis (que se encuentra en un plan de recursos humanos) se debe pensar en cómo se va implementar la evaluación de la persona que se desea contratar.

·         Definir políticas de contratación: para evitar problemas en determinar los requisitos que deben poseer los futuros participantes, asegurando una toma de decisión sin problemas durante la aceptación o rechazo del postulante. Estas políticas son guías para orientar la acción, lineamientos generales a observar en la toma de la decisión final, con el objetivo de establecer normas en el proyecto para una gestión más eficaz, seleccionando al personal humano en una forma justa, formal, transparente y sobre todo eligiendo colaboradores con las características que se adecuen al puesto o cargo.

Incluso dentro de estas políticas uno de los desafíos del gerente es asegurar que si por alguna razón se contratan personas de nivel inferior prever un plan de capacitaciones, mejorando sus destrezas, conocimientos técnicos u ofreciéndoles herramientas para incrementar su relaciones con sus compañeros de trabajo.

·         Además el gerente y su equipo de selección deben tomar el tiempo necesario para  planificar las entrevistas de trabajo enfocado en el perfil de puestos por competencias, en el cual, no solo concentremos  las preguntas hacia el conocimiento si no que nos ayude a determinar la conducta y el comportamiento de las personas en aras de seleccionar el mejor candidato que se acople de forma eficaz a la organización.

Hay que tomar en cuenta aspectos también como la contratación de personas extranjeras, o determinar políticas de discriminación para prevenir y detectar casos de discriminación en la empresa debido a incapacidades o nacionalidad.

El gerente como profesional no solo debe saber administrar recursos financieros si no también capital humano y conocer de temas como: políticas de igualdad de oportunidades y de trato.  

Una vez seleccionado el personal se debe crear una unidad de trabajo, fomentar los valores de la empresa, la cultura organizacional. El gerente debe ser un líder que logre influenciar en su grupo de trabajo, el rumbo de sus actividades  en búsqueda de un objetivo común.

Debe ser capaz de aumentar el rendimiento del grupo en tiempos de crisis motivándolos a continuar pese a las adversidades que se presentan en el día a día logrando de ellos lo mejor de sí.

El gerente debe poder ser árbitro en decisiones de conflicto o mejor aun confrontar los conflictos con las partes  involucradas buscando que ambas queden satisfechas con la decisión final o buscando de manera objetiva lo mejor para el proyecto sin dejar de de lado la parte humana.

Por ello para solucionar conflictos debe manejar muy bien las técnicas de negociación y ser asertivo para poder dirigir a su equipo en todo momento. Además debe saber comunicarse efectivamente con las personas, dar a entenderse  y lograr hacer que las demás personas se comuniquen de la mejor manera para que logren expresar sus ideas lograr cohesión del grupo de trabajo.

I.              Conclusiones

1.    Para un adecuado proceso de selección y reclutamiento se deben elaborar  un manual de puestos en donde se estipule los roles, responsabilidades y un perfil basado en las competencias para evaluar la conducta y la personalidad.

2.    Además del programa de selección, reclutamiento y las políticas de contratación se requiere de programas de capacitación en caso que no se logre concretar la contratación de personal definido según el perfil y manual de puestos.

3.    El Gerente debe poseer destrezas de liderazgo para influir en el desarrollo del grupo de trabajo, motivación para elevar su rendimiento, negociación para obtener recursos, técnicas de resolución de conflictos para solucionar problemas, comunicación asertiva para darse a entender claramente  e inteligencia emocional para ser objetivo.

4.    Un grupo de trabajo ideal es aquel que está  técnicamente calificado, e identificado con el trabajo, motivado por formar parte del grupo y que se sienta valorado por la responsabilidad que tiene a cargo. El éxito de un proyecto esta en lo bien que se sientan sus colaboradores y en tanto que la organización se preocupe por motivarlos, capacitarlos e invertir en ellos. Cuando esto se logra el empleado comprometido hace del éxito del proyecto un logro personal.

II.            Recomendaciones

1.    El gerente de proyectos debe verificar el presupuesto que se tiene establecido para contratación de personal: muchas veces solicitamos  personal altamente calificado pero  el presupuesto que nos permite la dirección  es inferior a lo que se le ofrece en el mercado a una persona que cumpla con dichos requisitos.

2.    Debe conocer de técnicas de negociación y estrategias para lograr que los gerentes funcionales, patrocinadores o la empresa le den el recurso humano necesario para realizar las actividades de la mejor manera.

3.    Junto con el personal de reclutamiento deben establecer políticas de contratación y crear alternativas en caso de conseguir el personal con el perfil requerido a partir de inducciones, capacitaciones.

4.    El equipo de selección y reclutamiento deberá  investigar salarios base para el tipo de puesto que se va a ofrecer e  indagar que universidades o instituciones lanzan al mercado personal capacitado con el perfil requerido, conociendo también que ofrece la competencia a dichos candidatos.

5.    El gerente de proyectos debe asegurar que el personal de RRHH elabore un perfil aparte del manual de puestos basado en las competencias con el fin  de determinar aspectos de la conducta de los entrevistados.

6.    Dependiendo del puesto de trabajo, el cargo, niveles de responsabilidades es muy importante por ejemplo que no sea un tercero quien contrate al personal, si no que el gerente, junto con un especialista técnico y una persona de recursos humanos evalúan a la persona y lo elijan.

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III.           Bibliografía

Project Management Institute. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® 2008).Fourth Edit. Pennsylvania, Estados Unidos: PMI, 2008.

El proyecto y el gerente (s.f). Material didáctico Universidad para la Cooperación Internacional. Obtenido el 5 de junio de http://70.38.54.133/moodle/mod/resource/view.php?id=167615

The Bottom Line. Perfil de Puestos por competencias (s.f). Material didáctico Universidad para la Cooperación Internacional. Obtenido el 5 de junio de http://70.38.54.133/moodle/file.php?file=%2F2589%2FMaterial_de_la_semana_2%2Fperfil_de_puestos_por_competencias.pdf

El arca de Noé (s.f). Material didáctico Universidad para la Cooperación Internacional. Obtenido el 5 de junio de http://70.38.54.133/moodle/file.php?file=%2F2589%2FMaterial_de_la_semana_2%2FEl_Arca_de_Noe.pdf

El empleo es tuyo (s.f). Material didáctico Universidad para la Cooperación Internacional. Obtenido el 5 de junio de http://70.38.54.133/moodle/file.php?file=%2F2589%2FMaterial_de_la_semana_2%2FEl_empleo_es_tuyo.pdf

RECURSOS HUMANOS: COMPARACIÓN DEL CAPÍTULO 9 DEL PMBOK Y EL LIBRO DIRECTOR PROFESIONAL DE PROYECTOS

Durante el estudio del capítulo 9, “Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto” del PMBOK y el capítulo 9 “Recursos Humanos” de  Director Profesional de Proyectos de Pablo Lledó,  las diferencias y semejanzas  se clasificaron  en dos grupos.  Un primer grupo que trata la comparación en cuanto a la estructura del texto y el contenido como tal y un segundo grupo que es la comparación de un mismo concepto y las dos visiones según el autor. 

Diferencias y semejanzas de contenido

El libro de Pablo Lledó es más interactivo, posee prácticas y ejercicios lo que facilita la comprensión de los  términos. El PMBOK enlista las buenas prácticas, quedando a entera libertad las herramientas y técnicas que se pueden elegir para planificar y  gestionar el recurso humano. El Director de Proyectos  es más que un procedimiento de cómo aplicar las buenas prácticas, si no que enfatiza las situaciones claves para llevar  a cabo dicha gestión en un lenguaje más coloquial, más gráfico, soportando sus bases con imágenes, ilustraciones y mapas conceptuales.

Una de las grandes diferencias  del PMBOK con respecto a Pablo Lledó es el tema en los que se divide el capítulo;  el primero los divide en cuatro grandes temas que a su vez son los cuatro procesos de la gestión de los recursos humanos: Desarrollar el Plan de Recursos Humanos, Adquirir, Desarrollar y Dirigir el Equipo de Proyecto.  Lledó aunque trata estos cuatro procesos,   secciona el contenido  en más temas, incluyendo “Tipos de poder”, “Roles  y responsabilidades”, entre otros.

Sin embargo, se puede observar como los temas que se presentan por ejemplo,  Liderazgo,  Motivación y Gestión de Conflictos están incluidos dentro de los cuatro temas centrales del PMBOK por ejemplo en la sección 9.4 Dirigir el Equipo de Trabajo.

Cabe resaltar en el libro de Pablo Lledó, es que durante el repaso de los temas  se cuestiona al lector y se le da una respuesta de la situación que se plantea, por ejemplo, en la consulta de qué tipo de liderazgo es el mejor.

En el libro Director Profesional de Proyectos se incorpora el concepto de Efecto Halo. En el tema de liderazgo se incluye gráficos como el de Liderazgo situacional que aclara los conceptos de mejor manera. En la  sección de motivación explica las diferentes teorías de los autores Maslow ,Mc Gregor, Mc Clelland, Vroom, Locke, Herzberg y Ouchi.    

Si bien es cierto, en los dos libros se enlistan diferentes técnicas de motivación, una de las diferencias es que el autor Pabló Lledó  aclara que la  motivación en el aspecto económico es primordial…”Las recompensas no monetarias pueden ser estimulantes, pero no olvidar que los incentivos que afectan el bolsillo son muy efectivos. ¡Por plata baila el mono!” Capítulo 9, p. 248.  Lledó, Pablo. Director Profesional de Proyectos. Además queda claro el concepto de cronograma  de recompensas y los criterios de liberación de los recursos.

El PMBOK hace referencia a la forma en que se debe influir en el personal al igual que el libro de Pablo Lledó, sin embargo, invita al comportamiento profesional y ético de aquellos quienes dirigen. Además se refiere a las interacciones que requieren de una planificación adicional como cuando se elabora una EDT.

Es importante mencionar que el PMBOK indica que muchas de las actividades planeadas y estimadas pueden variar cuando no se tiene todo el personal y cuando no se conocen sus competencias.

Una de las semejanzas es que ambos textos incluyen temas como la teoría de la organización o el modelo de Desarrollo del Equipo de Bruce Tuckman.

Comparación de Conceptos: diferencias y semejanzas 

Dentro de los conceptos se encuentran mayormente semejanzas. En cuanto a los procesos de gestión:

Desarrollar el Plan de Recursos Humanos: ambos concuerdan que en este proceso se deben definir roles, responsabilidades y habilidades del personal y relaciones de comunicación.

El PMBOK hace referencia a que en este punto se deben definir estrategias para fomentar el espíritu del equipo, y que debemos prestar entera atención cuando los recursos competentes son limitados o escasos.  Se hace hincapié a los factores ambientales de la empresa y los activos de los procesos de la organización.

 El Director Profesional de Proyectos señala dentro de estos factores ambientales  los diferentes tipos de poder que se presentan: Formal, Experto, Recompensas, Penalidad, Referente, mientras que el PMBOK no los menciona.

Dentro de las herramientas y técnicas los dos indican: los organigramas, diagramas jerárquicos, diagramas matriciales, RAM, RACI y formatos tipo  texto

El PMBOK habla de relaciones de trabajo y el Director Profesional de Proyectos de conexiones de forma informal y formal para fortalecer el trabajo en equip

Para ambos la Teoría de la Organización suministra la información del comportamiento de las personas dentro de la organización, solamente que el PMBOK profundiza que esta información puede disminuir tiempo, costo y esfuerzos necesarios para crear las salidas de planificación  de los recursos humanos.

Las salidas son: el plan para la dirección del personal, histogramas, capacitación, organigramas, sin embargo, el PMBOK adiciona el tema del cumplimiento y la seguridad.

Adquirir el Equipo de Trabajo: se debe contar con un grupo clave de personas que empiecen con las primeras actividades antes de la incorporación de todos los miembros del equipo de trabajo a este grupo se le conoce como el equipo de dirección. Este grupo debe empezar a negociar con las personas que tienen el personal capacitado requerido de forma influyente y eficaz.

 El no adquirir dichos recursos trae consigo consecuencias negativas como el atraso de los cronogramas llegando a impactar presupuestos, satisfacción del cliente, etc. Por lo tanto según el PMBOK si no se cuenta con personal podemos seleccionar capital alternativo, con competencias inferiores siempre y cuando legalmente no se infrinja los reglamentos y las normativas. El autor Pablo Lledó indica la importancia de no cometer  el “efecto halo”, en el cual se piensa que una persona va a cumplir las actividades requeridas solo por que participo en un proyecto similar, realizando una función relacionada o asociada a dicha actividad.

Herramientas para la adquisición del equipo:

·         Asignación previa.

·         Negociación.

·         Adquisición.

·         Equipos virtuales.

Las salidas de dicho proceso son: asignaciones del personal, disponibilidad de los recursos y actualizaciones.

Desarrollar el Equipo de Trabajo: en ambos textos se explica que este procesos consiste en ampliar el conocimiento y mejorar las habilidades del personal, buscar un amiente agradable de trabajo para el capital humano basado en el respeto, la confianza, la cohesión, crear una unidad de trabajo un grupo que aunque sus miembros  piensen de manera distinta actué de la misma forma por un objetivo en común. 

Los autores concuerdan que las herramientas y técnicas que se pueden utilizar para desarrollar al equipo son:

·         Habilidades interpersonales: comprender los sentimientos de los miembros del equipo, reconocer inquietudes, formas de pensar, habilidades. Liderar al equipo de trabajo y fomentar creatividad. 

·         Capacitación: no importa si es informal.

·         Actividades de desarrollo del espíritu de equipo: participar a los miembros del equipo en actividades importantes, escucharlos, buscar soluciones consensuadas.

·         Reglas básicas: normas de convivencia

·         Reubicación: un mismo lugar físico para unir al grupo de trabajo

·         Reconocimiento y recompensas: buscando el crecimiento profesional e integral del grupo y no de forma individual. 

Las salidas para dicho proceso son: evaluaciones del desempeño del equipo, actualizaciones a los factores ambientales de la empresa.  

Dirigir el Equipo de Trabajo: según el PMBOK y Pablo Lledó consiste en monitorear el desempeño del grupo de trabajo, solucionar conflictos, proporcionar retroalimentación, gestionar cambios. 

Herramientas y técnicas

·         Observación  y conversación: mantenerse en contacto con el grupo de trabajo.

·         Evaluaciones de desempeño:  el autor Pablo Lledó hace referencia a las retroalimentaciones 360°

·         Gestión de conflictos.

·         Registro de incidentes: ambos textos hablan sobre el tema.

·         Habilidades interpersonales

Salidas: actualizaciones a los factores ambientales de la empresa, a los activos de la organización, al plan para la dirección del proyecto y solicitudes de cambio.

Gestión de conflictos, habilidades interpersonales, motivación, liderazgo, etapas de desarrollo. 

Gestión de conflictos: Lledó indica que las principales causas de un conflicto son la  falta de recursos, cambio de prioridades y diferencia entre los estilos de trabajo. No podemos dejarnos llevar por un problema, debemos verlo como oportunidades o puntos de mejora que pueden traer consigo cambios y efectos positivos pero para ello se deben tratar de manera temprana y directamente con el involucrado, utilizando un enfoque directo y constructivo, dejando las acciones disciplinarias de última instancia.

El PMBOK explica  que el  líder del equipo debe tener una actitud de apertura con el conflicto, saber escuchar, ser objetivo. Ambos libros indican que se  puede utilizar las siguientes técnicas en la resolución del mismo: Eludir, Reconciliar, Consentir, Forzar, Colaborar, Confrontar, siendo esta última la más eficaz.

El PMBOK advierte que la importancia que se le dé al conflicto, la presión que se tenga para resolverlo, la objetividad, la posición de los involucrados y la motivación que se tenga para resolverlo son factores que influyen en la solución del mismo.

Una herramienta que se puede aplicar en los proyectos son los registros de incidentes para dar trazabilidad a los conflictos que se han generado en la empresa.

Pablo Lledó indica los pasos para la resolución de conflictos:

1.    Identificar la causa del problema.

2.    Analizar el problema.

3.    Identificar alternativas de solución.

4.    Implementar una decisión.

5.    Revisar si esa decisión resolvió el problema

Habilidades interpersonales:

El PMBOK hace referencia a su anexo F, en el que se indican las habilidades que debe tener la dirección del proyecto para el manejo del recurso humano: liderazgo, influencia, y toma de decisión eficaz. El libro de Pablo Lledó no explican estas habilidades pero las enlistan de forma resumida. 

Motivación

A diferencia del PMBOK, Pablo Lledó profundiza en el tema de la motivación realiza un resumen de las doctrinas que  existen actualmente.

·         Maslow: pirámide de las necesidades, fisiológicas, seguridad, social, estima, autoestima. 

·         Mc Gregor: Teoría X-Y

·         Mc Clelland:Teoría de las necesidades, afiliación, poder, logro

·         Vroom: Teoría de las expectativas, esfuerzo, desempeño, recompensas.

·         Locke: Teoría de fijación de metas.

·         Herzberg: Factores Higiénicos y gentes Motivadores.

·         Ouchi: empresas americanas, japonesas y empresas Z que se caracterizan por la confianza, relaciones estrechas y sutileza.

Liderazgo

El PMBOK se refiere al liderazgo como una habilidad interpersonal requerida para inspirar al personal, y proyectarle visión. El autor Pablo Lledó  divide el liderazgo en dos zonas el de la autoridad y el de la libertad. En la primera el liderazgo se basa en la figura del jefe, en la segunda se centra en los subordinados. Además explica los estilos de liderazgo según la situación directivo, delegativo, participativo, consultivo y los niveles de desarrollo del mismo.

Etapas de desarrollo del equipo según el modelo de Bruce Tuckman

Ambos textos explican las diferentes etapas de desarrollo por las que pasa un equipo. Si el equipo ha trabajado con anterioridad el PMBOK indica que parte de las etapas se pueden saltar: formación, turbulencia, normalización, desempeño.

Mapa Conceptual

 

I.   Conclusiones

1.    Ambos libros son complementarios, el PMBOK enlista las mejores prácticas para la gestión del capital humano, las entradas, salidas, herramientas, mientras que Pablo Lledó los resume y les da un enfoque práctico.

2.    El capítulo 9 de Pablo Lledó  es más que un procedimiento de cómo aplicar las buenas prácticas, si no que enfatiza las situaciones claves para llevar  a cabo dicha gestión en un lenguaje más coloquial, más gráfico, soportando sus bases con imágenes, ilustraciones y mapas conceptuales.

3.    El capital humano se compromete más con un líder o jefe cuya base de poder es la recompensa o bien la experiencia que pueda demostrar en sus actividades diarias. Mientras que la  anuencia de trabajar con un jefe cuyo poder es basado en el castigo o penalidad si no se cumplen los objetivos disminuye

4.    La motivación económica es el medio de recompensas más eficaz que existe para el personal, sin embargo, existen otros tipos de recompensas que se pueden utilizar como el reconocimiento público de un buen desempeño.

5.    El liderazgo puede variar por etapas, sin embargo, al inicio del proyecto es mejor utilizar un liderazgo directivo para marcar las pautas.

6.    Es posible contratar personal de capacidad inferior a las requeridas en el plan de recursos humanos sin embargo, por ningún motivo estas pueden incumplir con los requisitos legales y normativos que los acreditan para realizar los trabajos asignados.

7.    Antes de que ingrese el grueso del equipo de trabajo en la mayoría de los proyectos existe un grupo preliminar de trabajo conocido como el equipo de dirección quien se encargara de realizar las primeras estimaciones de recursos y la elaboración de planes de trabajo. 

8.    Relación de los paquetes de trabajo con los roles de personal es primordial que se tome en cuenta ya que, esto permite además identificar que capacidades o perfiles requiero que cumpla el capital humano.

9.    Cuando existan roles compartidos, definir quienes son los responsables y otorgar  empoderamiento para que sean reconocidos como la autoridad competente de dicha actividad.

II.            Recomendaciones

1.            Se debe evitar durante los nombramientos de personal  el efecto halo, ya que, podemos caer en el error de elegir a una persona ineficiente y que no cumpla con las competencias requeridas.

2.            La evaluación del desempeño del equipo no solo sirve para resolver conflictos, mejor entregables, evaluar la eficiencia, buscar las causas raíz de un bajo o alto éxito dentro del grupo de trabajo, sino que además  sirve para sentar las bases de reasignaciones a personal que cumple con las expectativas de crecimiento profesional y técnico que se requieren.

3.            Utilizar los principios en los que se basa la Teoría z relaciones estrechas, confianza y sutileza para fomentar la motivación de los empleados.

4.            Tratar de confrontar el conflicto de una vez, de forma objetiva,  no permitir que se incrementen los niveles de estrés o que se rompan las relaciones entre los empleados.

5.            Eliminar las recompensas por desempeño individual que fomentan la competencia desleal, en lugar de eso, fomentar un trabajo en equipo y compensaciones grupales.

6.            Es importante contar con un cronograma de salida del  recurso humano no solo para la reducción de los costos al evitar que se tenga personal de más realizando labores finalizadas si no, a que esto ayuda para proyectar el capital humano en otros proyectos de la empresa, dándoles continuidad.

7.            Determinar  desde la elaboración del plan de recursos humanos, cuál será el paso  a seguir para compensar a los empleados, que se les ofrecerá y porque se les otorgara dicha recompensas.

III.           Bibliografía

Project Management Institute. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® 2008).Fourth Edit. Pennsylvania, Estados Unidos: PMI, 2008.

Lledó, Pablo (2009). Director Profesional de Proyectos: cómo aprobar el PMP sin morir en el intento. Cuarta Edición. Victoria,     BC, Canadá. Capítulos 9 (Recursos Humanos) y Capítulo 10 (Comunicaciones).